Оформление командировки

Этап 1. ПОЛУЧЕНИЕ  ПРИГЛАШЕНИЯ

1. Определитесь с выбором программы/проекта мобильности, места командирования
2. Внимательно изучите условия участия, требования к кандидатурам, список документов, необходимых для подачи на участие в программе или проекте
3. Обратитесь за консультацией

по вопросам документального оформления стажировок, командировок  и обучения за рубежом, прибытия и убытия иностранных студентов, лекторов, преподавателей:

Отдел академической мобильности

s.mironov@bsuir.by

Контактный телефон: +375 17 293-22-64

Адрес. ул. П.Бровки,6 к.124-1 корп

по программам в сфере науки:

отдел маркетинга и научных коммуникаций научно-исследовательской части

тел. +375 17 293 85 71

e.bakunova@bsuir.by

каб. 216-1к.

4. Следуйте процедуре, установленной организаторами программы, проекта или принимающей стороной
5. Получите документальное подтверждение о принятии вас в участники программы или проекта (приглашение, уведомление о приеме или выделении гранта, др.)
6. Переведите полученный документ на русский язык (если он выполнен на иностранном языке) и заверьте перевод в Отделе международных связей центра международного сотрудничества

Этап 2. ПОЛУЧЕНИЕ  СОГЛАСИЯ  РУКОВОДСТВА

Если Вы обучаетесь на дневной форме в БГУИР:

Решение о направлении за границу в учебное время принимается ректором на основании докладной записки, представленной не позднее 20 календарных дней до даты отъезда.

Требования к содержанию докладной записки

Докладная записка о направлении:

– студента (слушателя ИИТ, учащегося МРК) готовится за подписью декана факультета и (или) заведующего кафедрой, согласовывается курирующим проректором (директором ИИТ, МРК);

– магистранта и аспиранта – за подписью научного руководителя и (или) заведующего кафедрой, согласовывается начальником отдела студенческой науки и магистратуры (в отношении направления магистрантов) или начальником отдела докторантуры и аспирантуры (в отношении направления аспирантов) и курирующим проректором.

Докладная записка должна содержать информацию о том, КОГО, КУДА, КОГДА, С КАКОЙ ЦЕЛЬЮ и ЗА ЧЕЙ СЧЕТ предлагается направить за границу, а именно, информацию о:

1. обучающемся, направляемом за границу (ФИО, место обучения и, при наличии, работы в БГУИР)
2. программе/проекте участия, месте командирования (страна, город, наименование принимающей организации)
3. сроках поездки
4. цели, основании и целесообразности командирования, предполагаемые результаты
5. источнике финансирования (собственные средства, средства БГУИР/НИЧ БГУИР или принимающей стороны, др.)
6. размере командировочных расходов
7. контактной информации
8. необходимости сохранения или прекращения выплаты стипендии;
9. информация о должностном лице, ответственном за контроль за обеспечением безопасности обучающихся во время пребывания за границей и за их своевременным возвращением в Республику Беларусь;
10. информация о формах отработки пропущенных в период поездки занятий и (или) о необходимости разработки индивидуального плана обучения;
11. иных существенных условиях.

ВАЖНО ЗНАТЬ:

1. В случае предположения оплаты командировочных расходов из средств  НИЧ БГУИР, докладная записка визируется главным бухгалтером НИЧ БГУИР (соответственно источнику финансирования).
2. Если направляемый за границу обучающийся работает в БГУИР или НИЧ БГУИР, то докладная записка должна содержать полную информацию о месте и должности работы, целесообразности направления в качестве сотрудника и должна быть завизирована руководителем структурного подразделения по месту работы.

К докладной записке прилагаются документы:

1. копия приглашения и его перевод на русский язык, заверенный отделом международных связей;
2. план стажировки (при направлении на стажировку);
3. иные документы, имеющие отношение к оформлению поездки.

Примечание: В исключительных случаях возможно освобождение от занятий на непродолжительный период по разрешению декана (для студентов) или научного руководителя (для магистрантов и аспирантов)

Если Вы работаете в БГУИР:

Решение о направлении за границу принимается ректором на основании докладной записки, представленной не позднее 15 календарных дней до даты отъезда.

Примечание: в случае направления за границу на срок более 10 дней с целью обучения (повышения квалификации, стажировки, участия в конференции, семинаре и иных образовательных мероприятиях) необходимо получить согласие Министра образования Республики Беларусь. Данная процедура дополнительно увеличивает время оформления командировки на срок до 14 календарных дней.

Требования к содержанию докладной записки

Докладная записка о направлении сотрудника готовится от имени руководителя по основному месту работы и совместительству.

Докладная записка должна содержать информацию о том, КОГО, КУДА, КОГДА, С КАКОЙ ЦЕЛЬЮ и ЗА ЧЕЙ СЧЕТ предлагается направить за границу, а именно, информацию о:

1. сотруднике, направляемом за границу (ФИО, основное место работы и, при наличии, по совместительству, место обучения)
2. программе/проекте участия, месте командирования (страна, город, наименование принимающей организации)
3. сроках поездки
4. цели, основании и целесообразности командирования, предполагаемые результаты
5. источнике финансирования (средства БГУИР/НИЧ БГУИР, принимающей стороны или др.)
6. размере командировочных расходов
7. контактной информации
8. иных существенных условиях

ВАЖНО ЗНАТЬ:

1. В случае предположения оплаты командировочных расходов из  НИЧ БГУИР, докладная записка визируется главным бухгалтером  НИЧ БГУИР (соответственно источнику финансирования).
2. Если направляемый за границу сотрудник проходит обучение в БГУИР на дневной форме, то докладная записка должна содержать полную информацию о месте обучения, целесообразности направления в качестве обучающегося и должна быть завизирована руководителем по месту обучения.

К докладной записке прилагаются документы:

1. задание на командировку за границу;
2. копия приглашения и его перевод на русский язык, заверенный отделом международных связей;
3. план стажировки (при направлении на стажировку);
4. иные документы, имеющие отношение к оформлению поездки.

В случае направления за границу на срок более 10 дней с целью обучения (повышения квалификации, стажировки, участия в конференции, семинаре и иных образовательных мероприятиях) необходимо подать в Министерство образования Республики Беларусь следующие документы не позднее 20 дней до отъезда:

1. письмо к Министру образования от имени ректора БГУИР, содержащее информацию о направляемом за границу сотруднике, месте, цели и сроках командирования, основании и целесообразности командирования, предполагаемых результатах и источнике финансирования

Этап 3. ОФОРМЛЕНИЕ КОМАНДИРОВКИ 

После получения согласия ректора университета о направлении сотрудника и/или обучающегося за границу (на срок до 10 дней) или после согласия Министра образования (на срок 11 дней и более) оформляются следующие документы:

1. приказ о командировании;
2. командировочное удостоверение;
3. расчет аванса на командировку (при финансировании командировки университетом).

При необходимости сотрудник или обучающийся, направляющийся за границу, оформляет визу и страховой полис от несчастных случаев и болезней на время поездки за границу, бронирует гостиницу, приобретает билеты и решает другие организационные вопросы, связанные с поездкой. В центре международного сотрудничества и патентно-информационном отделе НИЧ можно получить рекламно-информационные материалы об университете на русском и иностранном языках.

Этап 4. ВО ВРЕМЯ КОМАНДИРОВКИ

Во время командировки важно:

1. сохранить документы, подтверждающие расходование аванса на командировку (билеты и посадочные талоны, квитанции о покупке иностранной валюты, счет/квитанция об оплате за проживание и орг.взнос, копия медицинской страховки и квитанции об оплате консульского сбора, др.);
2. отметить командировочное удостоверение в принимающей организации (по датам прибытия и убытия в город командирования);
3. выехать из и въехать в Минск точно в даты, указанные в приказе о командировании.

Примечание: Суточные расходы (на питание) подтверждать документально не требуется.

Этап 5. ОФОРМЛЕНИЕ РЕЗУЛЬТАТОВ КОМАНДИРОВКИ

По возвращении из командировки за границу необходимо предоставить:

1. отчет о расходовании аванса

Готовится совместно с бухгалтером по командированиям не позднее 3 календарных дней со дня возвращения из командировки. К отчету прилагаются:

– командировочное удостоверение с заверенными печатью отметками о дне прибытия и дне выбытия из места командирования;

– проездные документы, подтверждающие фактические расходы по проезду к месту командировки и обратно;

– оплаченные счета, квитанции и другие документы, подтверждающие фактические расходы по найму жилого помещения и иные командировочные расходы.

2. отчет о результатах командировки

Готовится на имя ректора университета в течение 5 дней со дня прибытия. Отчет о командировке должен в максимальной степени отражать выполнение задания, ход переговоров за границей, в том числе двухсторонних встреч, достигнутые договоренности, содержать выводы и конкретные предложения по результатам командировки с точки зрения перспектив развития сотрудничества, университета с зарубежными организациями в сфере образования и науки. В случае невыполнения отдельных пунктов задания – указываются причины.

Отчет о результатах командировки:

– студента согласовывается деканом факультета;

– магистранта или аспиранта согласовывается научным руководителем;

– сотрудника согласовывается руководителями структурных подразделений по основному месту работы и совместительству.

Утвержденный ректором отчет о результатах командировки предоставляется секретарю ректора для последующего перенаправления в РИВШ, а также в бухгалтерию БГУИР/НИЧ БГУИР и в отдел международных связей центра международного сотрудничества.

Примечание: В случае командирования студента, магистранта или аспиранта за границу без сохранения выплаты стипендии, по возвращении из командировки обучающийся должен направить ректору БГУИР заявление о возобновлении выплаты стипендии. На основании данного заявления деканат или управление подготовки кадров научной квалификации (соответственно месту обучения командируемого) готовит приказ о возобновлении выплаты стипендии.