ГлавнаяМеждународное сотрудничествоПрограммы мобильности

Оформление командировки

Этап 1. ПОЛУЧЕНИЕ  ПРИГЛАШЕНИЯ
  1. Определитесь с выбором программы/проекта мобильности, места командирования
  2. Внимательно изучите условия участия, требования к кандидатурам, список документов, необходимых для подачи на участие в программе или проекте
  3. Обратитесь за консультацией

по вопросам документального оформления стажировок, командировок и обучения за рубежом, прибытия и убытия иностранных студентов, лекторов, преподавателей:

Отдел международных отношений

l.iasinskaia@bsuir.by  

v.tokarevskaia@bsuir.by

тел. +375 17 293 22 64

каб. 124-1 к.

по программам в сфере науки:

Отдел маркетинга и научных коммуникаций Научно-исследовательской части

e.bakunova@bsuir.by

тел. +375 17 293 85 71

каб. 216-1 к.
  1. Следуйте процедуре, установленной организаторами программы, проекта или принимающей стороной
  2. Получите документальное подтверждение о принятии вас в участники программы или проекта (приглашение, уведомление о приеме или выделении гранта, др.)
  3. Переведите полученный документ на русский язык (если он выполнен на иностранном языке) и заверьте перевод в Отделе международных связей центра международного сотрудничества

Этап 2. ПОЛУЧЕНИЕ  СОГЛАСИЯ  РУКОВОДСТВА

Командирование работников университета и его обособленных подразделений за границу осуществляется в соответствии с нормами Положения, утвержденного приказом ректора № 238 от 08.05.2026. 

Решение о направлении за границу принимается ректором на основании докладной записки, представленной не позднее 14 календарных дней до даты отъезда.

Примечание: в случае направления за границу на срок более 10 дней необходимо получить согласие Министерства образования Республики Беларусь. В этом случае докладная записка должна быть предоставлена ректору не позднее 20 числа месяца, предшествующего дате направления в командировку. 

Докладная записка оформляется за подписью руководителя структурного подразделения, где работает командируемый работник (для руководителей структурных подразделений – за подписью курирующего проректора; для проректоров и руководителей структурных подразделений, подчиненных ректору университета, – за подписью первого проректора).

При поручении работнику выполнения в ходе командировки задач по основному месту работы и по совместительству докладная записка оформляется за подписью руководителей каждого из подразделений.

К докладной записке прилагаются:

  1. Задание на командировку за границу;
  2. Программа пребывания;
  3. Копия приглашения и его перевод на русский язык, заверенный отделом международных отношений;
  4. Иные организационные документы, имеющие отношение к оформлению поездки, в том числе программа стажировки (если командирование осуществляется в соответствии с годовым планом стажировок преподавателей за рубежом).

ВАЖНО ЗНАТЬ:

  1. В случае предположения оплаты командировочных расходов из средств НИЧ БГУИР, докладная записка визируется начальником отдела бухгалтерского учета и отчетности НИЧ.
  2. Если направляемый за границу сотрудник проходит обучение в БГУИР на дневной форме, то докладная записка должна содержать полную информацию о месте обучения, целесообразности направления в качестве обучающегося и должна быть завизирована руководителем по месту обучения.

Этап 3. ОФОРМЛЕНИЕ КОМАНДИРОВКИ 

После получения согласия ректора университета о направлении сотрудника и/или обучающегося за границу (на срок до 10 дней) или после согласия Министерства образования (на срок 11 дней и более) оформляются следующие документы:

  1. приказ о командировании;
  2. расчет аванса на командировку.

При необходимости сотрудник, направляющийся за границу, оформляет визу и страховой полис от несчастных случаев и болезней на время поездки за границу, бронирует гостиницу, приобретает билеты и решает другие организационные вопросы, связанные с поездкой. В отделе международных отношений и патентно-информационном отделе НИЧ можно получить рекламно-информационные материалы об университете на русском и английском языках.

Этап 4. ВО ВРЕМЯ КОМАНДИРОВКИ

Во время командировки важно:

  1. Сохранять документы, подтверждающие расходование аванса на командировку (билеты и посадочные талоны, квитанции о покупке иностранной валюты, счет/квитанция об оплате проживания и организационного взноса, копия медицинской страховки и квитанции об оплате консульского сбора, др.);
  2. Выехать из и въехать в Минск точно в даты, указанные в приказе о командировании либо получить официальные документы, подтверждающие невозможность выбытия/прибытия в эти даты (например, справку о задержке рейса).
Примечание: Суточные расходы (на питание) подтверждать документально не требуется.

Этап 5. ОФОРМЛЕНИЕ РЕЗУЛЬТАТОВ КОМАНДИРОВКИ

По возвращении из командировки за границу необходимо предоставить:

1. Отчет о расходовании аванса

Готовится совместно с бухгалтером по расчету командировочных расходов не позднее 3 календарных дней со дня возвращения из командировки.

К отчету прилагаются:

– проездные документы, подтверждающие фактические расходы по проезду к месту командировки и обратно;

– оплаченные счета, квитанции и другие документы, подтверждающие фактические расходы по найму жилого помещения и иные командировочные расходы.

2. Отчет о результатах командировки за границу

Готовится на имя ректора университета в течение 10 календарных дней со дня прибытия.

Отчет о служебной командировке за границу должен в максимальной степени отражать выполнение задания по каждой из поставленных в нем задач (либо о причинах их невыполнения), ход переговоров за границей, достигнутые договоренности, содержать выводы и конкретные предложения об использовании результатов командировки, иную важную для деятельности университета информацию. Также в отчете должны быть отражены сведения обо всех контактах с иностранными гражданами, которые были установлены в ходе командировки с приложением копии визитных карточек (при наличии).

К отчету о результатах командировки прилагаются информационные, справочные, аналитические и иные материалы, полученные во время командировки, в том числе о подписанных и (или) согласованных документах (при наличии).

В результирующей части отчета указываются выводы о степени эффективности командировки с предложением о признании (непризнании) командировки эффективной.

Прибывшая из командировки группа из трех и более работников представляет один отчет с информацией о выполненных (невыполненных) задачах по каждому работнику.

Отчет подписывается составившим его работником, согласовывается с руководителем структурного подразделения по месту работы (и совместительству, при необходимости), начальником ЦПОУ, курирующим проректором и передается на рассмотрение ректору.

3. Педагогический работник, командированный за границу для прохождения стажировки, также представляет проректору по учебной работе:

– не позднее 10 дней со дня прибытия из командировки – отчет о результатах стажировки за рубежом, включающий сведения о выполнении программы стажировки; информацию о результатах освоения в ходе стажировки новых (инновационных) педагогических и (или) творческих методов, методик, технологий, приемлемых для использования в образовательном процессе; предложения по внедрению результатов стажировки в практику работы БГУИР и внесению изменений в учебные программы.

– не позднее 31 декабря года, в котором состоялась стажировка, – отчет о внедрении полученных теоретических и практических результатов стажировки в образовательный процесс и научно-методическую работу БГУИР (с обязательным указанием изменений, внесенных в учебные программы преподаваемых дисциплин).