Оформление командировки

Этап 1. ПОЛУЧЕНИЕ  ПРИГЛАШЕНИЯ

  1. Определитесь с выбором программы/проекта мобильности, места командирования
  2. Внимательно изучите условия участия, требования к кандидатурам, список документов, необходимых для подачи на участие в программе или проекте
  3. Обратитесь за консультацией

по программам в сфере образования:

Отдел международных связей

центра международного сотрудничества

тел. 17-2938917

oms@bsuir.by

каб. 116а-1к.

по программам в сфере науки:

Патентно-информационный отдел

научно-исследовательской части

тел. 17-2938055

gilitskaya@bsuir.by

каб. 216-1к.

  1. Следуйте процедуре, установленной организаторами программы, проекта или принимающей стороной
  2. Получите документальное подтверждение о принятии вас в участники программы или проекта (приглашение, уведомление о приеме или выделении гранта, др.)
  3. Переведите полученный документ на русский язык (если он выполнен на иностранном языке) и заверьте перевод в Отделе международных связей центра международного сотрудничества

Этап 2. ПОЛУЧЕНИЕ  СОГЛАСИЯ  РУКОВОДСТВА

Если Вы обучаетесь на дневной форме в БГУИР:

Решение о направлении за границу в учебное время принимается ректором на основании докладной записки, представленной не позднее 15 календарных дней до даты отъезда.

Требования к содержанию докладной записки

Докладная записка о направлении:

– студента готовится от имени декана факультета;

– магистранта и аспиранта готовится от имени научного руководителя и начальника управления подготовки научных кадров высшей квалификации.

Докладная записка должна содержать информацию о том, КОГО, КУДА, КОГДА, С КАКОЙ ЦЕЛЬЮ и ЗА ЧЕЙ СЧЕТ предлагается направить за границу, а именно, информацию о:

  1. обучающемся, направляемом за границу (ФИО, место обучения и, при наличии, работы в БГУИР)
  2. программе/проекте участия, месте командирования (страна, город, наименование принимающей организации)
  3. сроках поездки
  4. цели, основании и целесообразности командирования, предполагаемые результаты
  5. источнике финансирования (собственные средства, средства БГУИР/НИЧ БГУИР или принимающей стороны, др.)
  6. размере командировочных расходов
  7. контактной информации
  8. иных существенных условиях

ВАЖНО ЗНАТЬ:

  1. В случае предположения оплаты командировочных расходов из средств БГУИР или НИЧ БГУИР, докладная записка визируется главным бухгалтером БГУИР или НИЧ БГУИР (соответственно источнику финансирования).
  2. Если направляемый за границу обучающийся работает в БГУИР или НИЧ БГУИР, то докладная записка должна содержать полную информацию о месте и должности работы, целесообразности направления в качестве сотрудника и должна быть завизирована руководителем структурного подразделения по месту работы.

 

К докладной записке прилагаются документы:

  1. задание на командировку за границу;
  2. копия приглашения и его перевод на русский язык, заверенный отделом международных связей;
  3. план стажировки (при направлении на стажировку);
  4. иные документы, имеющие отношение к оформлению поездки.

 

Примечание: В исключительных случаях возможно освобождение от занятий на непродолжительный период по разрешению декана (для студентов) или научного руководителя (для магистрантов и аспирантов)

Если Вы работаете в БГУИР:

Решение о направлении за границу принимается ректором на основании докладной записки, представленной не позднее 15 календарных дней до даты отъезда.

 

Примечание: в случае направления за границу на срок более 10 дней с целью обучения (повышения квалификации, стажировки, участия в конференции, семинаре и иных образовательных мероприятиях) необходимо получить согласие Министра образования Республики Беларусь. Данная процедура дополнительно увеличивает время оформления командировки на срок до 14 календарных дней.

 

Требования к содержанию докладной записки

Докладная записка о направлении сотрудника готовится от имени руководителя по основному месту работы и совместительству.

Докладная записка должна содержать информацию о том, КОГО, КУДА, КОГДА, С КАКОЙ ЦЕЛЬЮ и ЗА ЧЕЙ СЧЕТ предлагается направить за границу, а именно, информацию о:

  1. сотруднике, направляемом за границу (ФИО, основное место работы и, при наличии, по совместительству, место обучения)
  2. программе/проекте участия, месте командирования (страна, город, наименование принимающей организации)
  3. сроках поездки
  4. цели, основании и целесообразности командирования, предполагаемые результаты
  5. источнике финансирования (средства БГУИР/НИЧ БГУИР, принимающей стороны или др.)
  6. размере командировочных расходов
  7. контактной информации
  8. иных существенных условиях

 

ВАЖНО ЗНАТЬ:

  1. В случае предположения оплаты командировочных расходов из средств БГУИР или НИЧ БГУИР, докладная записка визируется главным бухгалтером БГУИР или НИЧ БГУИР (соответственно источнику финансирования).
  2. Если направляемый за границу сотрудник проходит обучение в БГУИР на дневной форме, то докладная записка должна содержать полную информацию о месте обучения, целесообразности направления в качестве обучающегося и должна быть завизирована руководителем по месту обучения.

 

К докладной записке прилагаются документы:

  1. задание на командировку за границу;
  2. копия приглашения и его перевод на русский язык, заверенный отделом международных связей;
  3. план стажировки (при направлении на стажировку);
  4. иные документы, имеющие отношение к оформлению поездки.

 

В случае направления за границу на срок более 10 дней с целью обучения (повышения квалификации, стажировки, участия в конференции, семинаре и иных образовательных мероприятиях) необходимо подать в Министерство образования Республики Беларусь следующие документы не позднее 20 дней до отъезда:

  1. письмо к Министру образования от имени ректора БГУИР, содержащее информацию о направляемом за границу сотруднике, месте, цели и сроках командирования, основании и целесообразности командирования, предполагаемых результатах и источнике финансирования

Этап 3. ОФОРМЛЕНИЕ КОМАНДИРОВКИ 

После получения согласия ректора университета о направлении сотрудника и/или обучающегося за границу (на срок до 10 дней) или после согласия Министра образования (на срок 11 дней и более) оформляются следующие документы:

  1. приказ о командировании;
  2. командировочное удостоверение;
  3. расчет аванса на командировку (при финансировании командировки университетом).

При необходимости сотрудник или обучающийся, направляющийся за границу, оформляет визу и страховой полис от несчастных случаев и болезней на время поездки за границу, бронирует гостиницу, приобретает билеты и решает другие организационные вопросы, связанные с поездкой. В центре международного сотрудничества и патентно-информационном отделе НИЧ можно получить рекламно-информационные материалы об университете на русском и иностранном языках.

Этап 4. ВО ВРЕМЯ КОМАНДИРОВКИ

Во время командировки важно:

  1. сохранить документы, подтверждающие расходование аванса на командировку (билеты и посадочные талоны, квитанции о покупке иностранной валюты, счет/квитанция об оплате за проживание и орг.взнос, копия медицинской страховки и квитанции об оплате консульского сбора, др.);
  2. отметить командировочное удостоверение в принимающей организации (по датам прибытия и убытия в город командирования);
  3. выехать из и въехать в Минск точно в даты, указанные в приказе о командировании.

Примечание: Суточные расходы (на питание) подтверждать документально не требуется.

Этап 5. ОФОРМЛЕНИЕ РЕЗУЛЬТАТОВ КОМАНДИРОВКИ

По возвращении из командировки за границу необходимо предоставить:

1. отчет о расходовании аванса

Готовится совместно с бухгалтером по командированиям не позднее 3 календарных дней со дня возвращения из командировки. К отчету прилагаются:

– командировочное удостоверение с заверенными печатью отметками о дне прибытия и дне выбытия из места командирования;

– проездные документы, подтверждающие фактические расходы по проезду к месту командировки и обратно;

– оплаченные счета, квитанции и другие документы, подтверждающие фактические расходы по найму жилого помещения и иные командировочные расходы.

2. отчет о результатах командировки

Готовится на имя ректора университета в течение 10 дней со дня прибытия. Отчет о командировке должен в максимальной степени отражать выполнение задания, ход переговоров за границей, в том числе двухсторонних встреч, достигнутые договоренности, содержать выводы и конкретные предложения по результатам командировки с точки зрения перспектив развития сотрудничества, университета с зарубежными организациями в сфере образования и науки. В случае невыполнения отдельных пунктов задания – указываются причины.

Отчет о результатах командировки:

– студента согласовывается деканом факультета;

– магистранта или аспиранта согласовывается научным руководителем;

– сотрудника согласовывается руководителями структурных подразделений по основному месту работы и совместительству.

Утвержденный ректором отчет о результатах командировки предоставляется секретарю ректора для последующего перенаправления в РИВШ, а также в бухгалтерию БГУИР/НИЧ БГУИР и в отдел международных связей центра международного сотрудничества.

Примечание: В случае командирования студента, магистранта или аспиранта за границу без сохранения выплаты стипендии, по возвращении из командировки обучающийся должен направить ректору БГУИР заявление о возобновлении выплаты стипендии. На основании данного заявления деканат или управление подготовки кадров научной квалификации (соответственно месту обучения командируемого) готовит приказ о возобновлении выплаты стипендии.